Das Problem: Für den Aufbau einer Artikeldatenbank sollen aus einem bisher von Hand erfassten Warenkatalog Artikeldaten extrahiert werden. Diese Daten sollen anschliessend in eine Artikeldatenbank z.B. für zukünftige Katalogproduktionen eingelesen werden können.

Dies ist in der Regel eine einmalige Aufgabe - wobei gerade bei umfangreichen Katalogen eine Automatisierung für die Bereitstellung der Artikeldaten sinnvoll ist.

Oft können solche Daten nicht aus den Original-Applikationen wie InDesign, QuarkXPress oder auch Word agbegriffen werden. In einem solchen Fall kann bei geeignetem Layout PDF als Zwischenformat verwendet werden.

Unser speziell für diese Zwecke entwickeltes Acrobat-Zusatzmodul MVPDFDataExtractor wurde für solche Katalogdaten-Konvertierungen konzipiert und kann rasch an die Gegebenheiten eines solchen Projektes angepasst werden.

Das PlugIn durchläuft eine oder mehrere PDF-Dateien, erkennt die Artikelnummern aufgrund typographischer oder semantischer Kriterien und ordnet ihnen auf geeignete Weise Texte und Hierarchie-Informationen zu. Die Daten werden in strukturierter Form für die Weiterverabeitung exportiert.

Die Aufgabe: Archivierte PDF-Dateien einer Firma sollen mit der Acrobat-Volltextsuche nach verschiedenen Kategorien gezielt durchsucht werden können. Die konsistente Verschlagwortung in den Metadaten soll durch ein Archivierungswerkzeug sichergestellt werden.

Die Aufgabe wurde mit dem Acrobat-Zusatzmodul MVPDFArchiver gelöst. Die Archivdokumente werden durch die Sachbearbeiter geöffnet und einer Hauptkategorie zugeordnet. Aufgrund dieser Zuordnung werden neben allgemeinen Feldern wie zum Beispiel Archivdatum und Archivdauer unterschiedliche Sets von zwingenden und/oder fakultativen Schlagwortkategorien eingeblendet. Es ist auch möglich, freie Textfelder zu definieren.

Die Verschlagwortung erfolgt aufgrund von zentral hinterlegten, einfach bearbeitbaren Listen. Bei Bedarf ist aber auch eine Datenbankanbindung möglich.

Nach der Verschlagwortung werden die Dateien in definierten Archivordnern abgelegt.

In Kombination mit der mächtigen Suchfunktion von Acrobat ergibt sich so die Möglichkeit, archivierte PDF-Dateien gezielt nach Kategorien zu durchsuchen.

Eine Erweiterung des Plug-Ins ermöglicht es zudem, die Metadaten der im Archiv hinterlegten PDF-Dokumente zur weiteren Verwendung zu extrahieren.

Das Plug-In MVPDFArchiver kann - wie alle unsere Plug-In-Lösungen - an die Bedürfnisse des Kunden individuell angepasst werden.